Чтобы не посчитали, что эту статью пишет искусственный интеллект, буду писать от первого лица. Я менеджер продукта, создающий сервис Billed.pro — отечественная система по управлению и оценке ресурсов компании, или класс систем WFM.
В статье детально хотел бы разъяснить что такое WFM (Workforce Management), зачем их нужно использовать и какой эффект они дают компаниям.
В статье детально хотел бы разъяснить что такое WFM (Workforce Management), зачем их нужно использовать и какой эффект они дают компаниям.
Начнем с предпосылок анализа эффективности работы персонала в компаниях. В настоящее высоквалифицированные персонал стоит дорого, и это связанно с тем, что существует сильный дефицит экспертных кадров. Крупные компании устраивают гонку заработных плат для того, чтобы привлечь данные кадры. Но взяв такого специалиста, тяжело оценить его вклад в развитие компании, особенно если компания имеет высокий штат подобных специалистов.
Если линейны персонал можно оценить по эффективности выполнения конкретных операций, таких как количество звонков, количество обработанных документов, количество полученных деталей. То чем сложнее задача, требующая команды или отдела, тем сложнее оценить вклад конкретного сотрудника в процессе ее выполнения.
Еще сложнее оценить вклад сотрудников творческих профессий таких как дизайнеры, проектировщики, программисты.
Но компании становятся стать «диджитал» — оцифровать все и вся внутри компании. Так и возник запрос на целый класс систем WFM.
WFM предназначено для управления рабочими процессами и ресурсами организации. Данный класс систем не строит эффективные процессы, а дает оценку эффективности сотрудников, участвующих в них. Чтобы поддерживать эффективность процессов появляются дополнительные функции планирования которые ранее выполнялись мастерами, начальниками смен, руководителями отделов — это планирование, прогнозирования и оценка квалификации сотрудников.
Так WFM-системы используют в первую очередь в «оцифрованных» отраслях таких как IT, финансы, розничная торговля и производства. В современном бизнесе такие решения становятся необходимостью, поскольку они помогают адаптироваться к изменяющимся условиям, гибко реагировать на потребности и избегать перегрузов сотрудников и прогнозировать удовлетворенность сотрудников в зависимости от рыночных колебаний.
Если линейны персонал можно оценить по эффективности выполнения конкретных операций, таких как количество звонков, количество обработанных документов, количество полученных деталей. То чем сложнее задача, требующая команды или отдела, тем сложнее оценить вклад конкретного сотрудника в процессе ее выполнения.
Еще сложнее оценить вклад сотрудников творческих профессий таких как дизайнеры, проектировщики, программисты.
Но компании становятся стать «диджитал» — оцифровать все и вся внутри компании. Так и возник запрос на целый класс систем WFM.
WFM предназначено для управления рабочими процессами и ресурсами организации. Данный класс систем не строит эффективные процессы, а дает оценку эффективности сотрудников, участвующих в них. Чтобы поддерживать эффективность процессов появляются дополнительные функции планирования которые ранее выполнялись мастерами, начальниками смен, руководителями отделов — это планирование, прогнозирования и оценка квалификации сотрудников.
Так WFM-системы используют в первую очередь в «оцифрованных» отраслях таких как IT, финансы, розничная торговля и производства. В современном бизнесе такие решения становятся необходимостью, поскольку они помогают адаптироваться к изменяющимся условиям, гибко реагировать на потребности и избегать перегрузов сотрудников и прогнозировать удовлетворенность сотрудников в зависимости от рыночных колебаний.
Цели компании при использование систем WFM содержат несколько ключевых аспектов:
1. Планировать и прогнозировать. С помощью WFM-систем можно предсказать объем работы и потребности в персонале, но нужно понимать, что оценке подвергаются люди, и точность прогнозирования зависит от возможности оценки рисков, связанных с человеческим фактором. Поэтому системы включают в себя анализ исторических данных, сезонных колебаний и других факторов, влияющих на потребности в рабочей силе.
2. Оптимизировать рабочего времени (time management). Система позволяет вести учет рабочих часов сотрудников, видеть простои в процессе и предотвращать перегрузки. Это аспект полезен в основном тем компаниям, кто применяет поточных процесс и конвейерное производство. Для небольших компаний нужно внимательно подходить к оптимизации рабочего времени, т.к. сотрудники могут выполнять несколько ролей, что может влиять на оценку производительности труда.
3. Управлять занятостью и производительностью. Эти системы помогают следить за тем, как сотрудники используют свое рабочее время, анализировать продуктивность и выявлять области, требующие улучшений.
4. Автоматизировать рутинные задач. WFM-системы могут брать на себя процессы по созданию графиков учета рабочего времени и расчет заработной платы. Это снижает риск ошибок и позволяет HR-отделам и менеджерам сосредоточиться на задачах контроля и мониторинга.
2. Оптимизировать рабочего времени (time management). Система позволяет вести учет рабочих часов сотрудников, видеть простои в процессе и предотвращать перегрузки. Это аспект полезен в основном тем компаниям, кто применяет поточных процесс и конвейерное производство. Для небольших компаний нужно внимательно подходить к оптимизации рабочего времени, т.к. сотрудники могут выполнять несколько ролей, что может влиять на оценку производительности труда.
3. Управлять занятостью и производительностью. Эти системы помогают следить за тем, как сотрудники используют свое рабочее время, анализировать продуктивность и выявлять области, требующие улучшений.
4. Автоматизировать рутинные задач. WFM-системы могут брать на себя процессы по созданию графиков учета рабочего времени и расчет заработной платы. Это снижает риск ошибок и позволяет HR-отделам и менеджерам сосредоточиться на задачах контроля и мониторинга.
Как внедрять WFM-решения в компании
WFM-решения — это надстройкой над существующими бизнес процессами компании. Современные WFM-решения ориентированы на внедрение без изменения бизнес процессов компании, и содержат компоненты интеграции с существующими системами. Основной тренд оценка эффективности по цифровому следу сотрудника в информационных системах и сервиса. WFM предлагают широкий функционал, способный охватить все аспекты управления рабочими ресурсами:
1. Программное обеспечение для составления графиков. Такие решения помогают автоматически создавать рабочие графики, учитывая наличие сотрудников, их навыки и производственные потребности. Такие компоненты интегрируются в первую очередь с системами управления зарплатой и кадрами к примеру с 1С ЗУП. В компаниях составляются графики отпусков по отделам и WFM в процессе интеграции объединяет информацию из различных источников давая единый интерфейс взаимодействия для планирования смен и нормирования работы сотрудников.
2. Аналитические инструменты. Мы живем в 21 веке и использовать системы, которые не имеют аналитических инструментов практически невозможно. WFM-платформы включают встроенные инструменты анализа, которые позволяют оценивать эффективность сотрудников и прогнозировать потребности компании в ресурсах. Но зачем переплачивать за аналитические инструменты которые дублируют используемые BI или дашборды. Выбирайте инструменты которые дают интеграцию с внешними системами, расширяя тем самым возможности тех инструментов, которые зарекомендовали себя с лучшей стороны в компании.
3. Мобильные приложения и боты. WFM-системы в своем составе имеют различного рода интерфейсы взаимодействия. Начиная от мобильные версии, которые позволяют сотрудникам получать доступ к своим графикам, обновлениям и задавать вопросы в реальном времени. Но часть компаний по процедурам безопасности не дает доступ к удаленному доступу к компании через мобильные устройства. Поэтому для удаленных сотрудников появляются упрощенные системы организации взаимодействия такие как боты в социальных сетях и мессенжерах.
Это улучшает вовлеченность сотрудников и упрощает управление для менеджеров. Современны WFM ориентируются на омниканальность и использование ботов в мессенджерах и социальных сетях.
4. Интеграция с другими системами. Важно, чтобы WFM-решения могли интегрироваться с ERP и HR-системами для создания единого рабочего пространства. Например, интеграция с системами управления зарплатой позволяет автоматизировать расчет и выплаты.
5. Гибкость. Успешные WFM-решения могут адаптироваться под специфику требования конкретной компании, обеспечивать гибкость и масштабируемость в зависимости от роста бизнеса.
6. Адаптивность. Ваша компания может планировать сотрудников в разрезе рабочих процессов, автоматизировать рутину и прогнозировать будущие потребности. Главная особенность современных WFM — это уметь работы с цифровым следом. Пример: программист Вася в течение недели работал над задачами и вносил изменения в хранилище. В результате работы WFM оценивать эффект выполненной задачи в целом по компании и вклад Василия на регулярной основе. Подобные системы должны содержать достаточно большой набор компонент и интеграций, чтобы оценивать различные цифровые следы в системах заказчиков.
1. Программное обеспечение для составления графиков. Такие решения помогают автоматически создавать рабочие графики, учитывая наличие сотрудников, их навыки и производственные потребности. Такие компоненты интегрируются в первую очередь с системами управления зарплатой и кадрами к примеру с 1С ЗУП. В компаниях составляются графики отпусков по отделам и WFM в процессе интеграции объединяет информацию из различных источников давая единый интерфейс взаимодействия для планирования смен и нормирования работы сотрудников.
2. Аналитические инструменты. Мы живем в 21 веке и использовать системы, которые не имеют аналитических инструментов практически невозможно. WFM-платформы включают встроенные инструменты анализа, которые позволяют оценивать эффективность сотрудников и прогнозировать потребности компании в ресурсах. Но зачем переплачивать за аналитические инструменты которые дублируют используемые BI или дашборды. Выбирайте инструменты которые дают интеграцию с внешними системами, расширяя тем самым возможности тех инструментов, которые зарекомендовали себя с лучшей стороны в компании.
3. Мобильные приложения и боты. WFM-системы в своем составе имеют различного рода интерфейсы взаимодействия. Начиная от мобильные версии, которые позволяют сотрудникам получать доступ к своим графикам, обновлениям и задавать вопросы в реальном времени. Но часть компаний по процедурам безопасности не дает доступ к удаленному доступу к компании через мобильные устройства. Поэтому для удаленных сотрудников появляются упрощенные системы организации взаимодействия такие как боты в социальных сетях и мессенжерах.
Это улучшает вовлеченность сотрудников и упрощает управление для менеджеров. Современны WFM ориентируются на омниканальность и использование ботов в мессенджерах и социальных сетях.
4. Интеграция с другими системами. Важно, чтобы WFM-решения могли интегрироваться с ERP и HR-системами для создания единого рабочего пространства. Например, интеграция с системами управления зарплатой позволяет автоматизировать расчет и выплаты.
5. Гибкость. Успешные WFM-решения могут адаптироваться под специфику требования конкретной компании, обеспечивать гибкость и масштабируемость в зависимости от роста бизнеса.
6. Адаптивность. Ваша компания может планировать сотрудников в разрезе рабочих процессов, автоматизировать рутину и прогнозировать будущие потребности. Главная особенность современных WFM — это уметь работы с цифровым следом. Пример: программист Вася в течение недели работал над задачами и вносил изменения в хранилище. В результате работы WFM оценивать эффект выполненной задачи в целом по компании и вклад Василия на регулярной основе. Подобные системы должны содержать достаточно большой набор компонент и интеграций, чтобы оценивать различные цифровые следы в системах заказчиков.
Я выше ответил «зачем» применять системы класса WFM для ваших компаний. Если финализировать современная WFM-система — это инструмент для управления эффективностью сотрудников, который формирует выводы и выстраивает работы с ними на основе цифровых следов полученных в различных системах вашей компании.
