Поговорим сегодня про внедрение WFM систем в ваш бизнес. Мы уверенны, что современный темп цифровизации приводят к дефициту квалифицировнных кадров и сложности поиска и удержания персонала. Системы управления персонала помогают найти сложности и проблемы. Сложность в основном связанна с неоднородностью выполняемых сотрудниками задач. Учет, планирование и контроль рабочего времени с учетом работы на различных заказчиков и проекты позволяет оценить. Мы на своем опыте опробовали все возможности такой системы, поэтому расскажем вам, как внедрение WFM-систем может оптимизировать работу компании, какие мы выделили преимущества и дадим пару советов, как выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса.
Для начала давайте разберемся в терминологии: что такое WFM-система?
WFM-система — это программное обеспечение, которое автоматизирует управление временем, задачами и графиками сотрудников. Основная цель — максимальная эффективность использования рабочей силы и минимизация издержек.
Пререквизиты внедрения системы:
Вот основные функции, которые мы выделили:
Давайте рассмотрим простой пример: готовая система учета рабочего времени может автоматически рассчитывать количество отработанных часов, учитывать опоздания и переработки, а также интегрироваться с системой расчета заработной платы.
Пререквизиты внедрения системы:
- Недовольство специалистами по скорости реализации проекта или задачи.
- Снижение мотивации сотрудников из-за рутинной работы.
- Переделки в процессе выполнения работ.
- Дублирование задач на разных сотрудников.
- Невозможность оценки затрат ресурсов на проекты и задачи в рамках компании.
Вот основные функции, которые мы выделили:
- Создание и оптимизация графиков работы.
- Автоматический учет рабочего времени.
- Анализ производительности персонала.
- Прогнозирование нагрузки и потребностей.
Давайте рассмотрим простой пример: готовая система учета рабочего времени может автоматически рассчитывать количество отработанных часов, учитывать опоздания и переработки, а также интегрироваться с системой расчета заработной платы.
Мы также задавались вопросом, зачем же внедрять WFM-систему?
Чтобы вам проще было принять решение, мы выделили основные критерии, которые помогли нам в выборе оптимального решения.
1. Оптимизация использования рабочего времени.
Благодаря WFM-системе мы избавились от ручного учета времени и графиков. Инструменты, такие как калькулятор подсчета времени работы, мгновенно фиксируют данные о сменах, перерывах и переработках.
Вот еще один интересный пример: в ритейле система может распределять смены так, чтобы в часы пик всегда было достаточно сотрудников, а в периоды низкой активности не было избыточной численности.
2. Снижение операционных затрат
Автоматическое распределение задач и учет рабочего времени помогли нам уменьшить переработки, штрафы за нарушение трудового законодательства и затраты на ручные процессы.
Опыт использования WFM-программы помог нам сократить административные расходы, связанные с составлением графиков и обработкой данных о времени работы.
3. Прозрачность и контроль
Наши руководители стали получать точные данные о том, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач, где теряется продуктивность, и как лучше перераспределить ресурсы.
Именно эта система помогла нам выявить, сколько реального рабочего времени тратится на выполнение задач, а сколько — на отвлечения.
4. Изменение мотивации сотрудников
Прозрачность и диалог приводят к системным изменениям. На основе данных можно выстроить процесс управления персоналом с использованием цикла с обратной связью. Ну и конечно же прозрачные графики и справедливое распределение задач повысили доверие и удовлетворенность нашего персонала. Сотрудники точно знают свои смены и могут планировать свое время.
1. Оптимизация использования рабочего времени.
Благодаря WFM-системе мы избавились от ручного учета времени и графиков. Инструменты, такие как калькулятор подсчета времени работы, мгновенно фиксируют данные о сменах, перерывах и переработках.
Вот еще один интересный пример: в ритейле система может распределять смены так, чтобы в часы пик всегда было достаточно сотрудников, а в периоды низкой активности не было избыточной численности.
2. Снижение операционных затрат
Автоматическое распределение задач и учет рабочего времени помогли нам уменьшить переработки, штрафы за нарушение трудового законодательства и затраты на ручные процессы.
Опыт использования WFM-программы помог нам сократить административные расходы, связанные с составлением графиков и обработкой данных о времени работы.
3. Прозрачность и контроль
Наши руководители стали получать точные данные о том, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач, где теряется продуктивность, и как лучше перераспределить ресурсы.
Именно эта система помогла нам выявить, сколько реального рабочего времени тратится на выполнение задач, а сколько — на отвлечения.
4. Изменение мотивации сотрудников
Прозрачность и диалог приводят к системным изменениям. На основе данных можно выстроить процесс управления персоналом с использованием цикла с обратной связью. Ну и конечно же прозрачные графики и справедливое распределение задач повысили доверие и удовлетворенность нашего персонала. Сотрудники точно знают свои смены и могут планировать свое время.
Мы поговорили про преимущества, но также важно понимать, как найти лучшую WFM систему под ваши потребности. Рассмотрим, какие могут быть этапы внедрения WFM-системы
1. Анализ потребностей компании
Мы предлагаем ответить вам на несколько вопросов:
2. Выбор подходящего решения
На основании информации о потребностях вы можете найти оптимальное решение на рынке, которое поможет закрыть ваши гештальты. Советуем учитывать также следующие факторы:
3. Пилотное внедрение
Прощупайте почву — протестируйте работоспособность системы на одной из команд или отделе. Это поможет выявить проблемы и внести изменения до масштабного запуска.
4. Обучение сотрудников
После успеха первого внедрения нужно познакомить ваших сотрудников с новым решением: успешное внедрение невозможно без обучения сотрудников работе с новой системой. Это касается как администраторов, так и конечных пользователей.
5. Полный запуск и оценка эффективности
Поздравляем! Вы оптимизировали ваш бизнес и сделали учет времени гораздо эффективнее. Но не забывайте, что после запуска важно регулярно оценивать, как WFM влияет на ключевые показатели эффективности (KPI). При необходимости можете вносить корректировки и делать систему еще удобнее.
Мы предлагаем ответить вам на несколько вопросов:
- Какие процессы требуют автоматизации?
- Сколько сотрудников работает в компании?
- Нужна ли интеграция с другими программами (например, CRM, Payroll)?
2. Выбор подходящего решения
На основании информации о потребностях вы можете найти оптимальное решение на рынке, которое поможет закрыть ваши гештальты. Советуем учитывать также следующие факторы:
- Масштаб бизнеса.
- Возможность настройки под специфику компании.
- Наличие функций, таких как учет времени, планирование смен, калькулятор подсчета времени работы.
- Простоту интеграции с существующими системами.
3. Пилотное внедрение
Прощупайте почву — протестируйте работоспособность системы на одной из команд или отделе. Это поможет выявить проблемы и внести изменения до масштабного запуска.
4. Обучение сотрудников
После успеха первого внедрения нужно познакомить ваших сотрудников с новым решением: успешное внедрение невозможно без обучения сотрудников работе с новой системой. Это касается как администраторов, так и конечных пользователей.
5. Полный запуск и оценка эффективности
Поздравляем! Вы оптимизировали ваш бизнес и сделали учет времени гораздо эффективнее. Но не забывайте, что после запуска важно регулярно оценивать, как WFM влияет на ключевые показатели эффективности (KPI). При необходимости можете вносить корректировки и делать систему еще удобнее.
Если у вас остались еще сомнения, то вот вам неоспоримые преимущества внедрения WFM-системы
1. Экономия времени: автоматизация рутинных процессов позволяет руководителям сосредоточиться на стратегических задачах.
2. Точность учета: системы минимизируют ошибки в расчетах рабочего времени и оплаты.
3. Гибкость и масштабируемость: WFM-программы подходят как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций.
4. Улучшение клиентского сервиса: оптимальное распределение рабочих ресурсов снижает время ожидания клиентов и повышает их удовлетворенность.
2. Точность учета: системы минимизируют ошибки в расчетах рабочего времени и оплаты.
3. Гибкость и масштабируемость: WFM-программы подходят как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций.
4. Улучшение клиентского сервиса: оптимальное распределение рабочих ресурсов снижает время ожидания клиентов и повышает их удовлетворенность.
В завершении отметим, что это данное решение для компаний является стратегическим. Оно бьёт на следующие метрики компании eNPS, T2M, Revetue. Можно или создавать собственное решение или использовать готовое от вендоров. Используя готовое решение из коробки, вы получите такие готовые возможности как калькулятор подсчета времени работы, отчеты по проектам и сотрудникам, календари бронирования сотрудников и отпусков. Сможете формировать отчеты и графики прогнозирования по проектам и эффективности сотрудников. Но решение всегда остается за клиентом, есть ряд компаний кто не желает разбираться с решениями вендоров, а строят свои решения на основании собственного опыта и компетенций.
Нажимая на кнопку «Отправить заявку» вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Подпишитесь, чтобы не пропустить полезные статьи
